Papierloses Büro - Digitaler Workflow

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Papierloses Büro – Digitaler Workflow

Abschied vom Papier?

Immer öfters wird Papier durch digitale Workflows ersetzt. Dies verringert den Informationsbruch und macht die Workflows sicherer und schneller. Laut Studien wird aber belegt, dass das Papiervolumen seit den 1970’er Jahren stetig gestiegen ist.

Digitaler Workflow dank Smartphone und Co.?

Vermehrt möchten Mitarbeitende in Unternehmen gleichzeitig somit auf gleiche Informationen zugreifen können. Projektbeteiligte sind auf dem gleichen Wissensstand. Dadurch können Projekte beschleunigt und Kosten eingespart werden. Die Sicherheit kann erhöht werden, indem keine sensiblen Informationen in der Druckerausgabe oder irgendwo beim Arbeitsplatz herumliegen.

Einsparungspotential an Druckern und Ressourcen.

Das Einsparungspotential an Kosten und der Druckerinfrastruktur kann riesig sein. Oft wir diesem Thema zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, da es mit Aufwand verbunden ist, eine aussagekräftige Analyse der HW zu erstellen.

Systemparkharmonisierung und Vertragsmanagement

Um Kosten zu sparen, sollte man sich über zukünftige Prozess-Entwicklungen im Klaren sein.

  • Werden Workflows angepasst?
  • Welche Aufgaben kann mein Accountigsystem übernehmen?
  • Sollen meine Mitarbeiter/ -innen vermehrt auf digitale Workflows zugreifen können?

Sind dies Punkte welche für Sie zutreffen, dann sollte der Systempark analysiert und eine Systemparkharmonisierung durchgeführt werden. Dies heisst gleiches Verbrauchsmaterial, einfacheres Management für den IT-Support -> Kosteneinsparung.

Kosteneinsparungen sind bereits beim Vertragsmanagement möglich. Sind die Drucksysteme geleast oder gemietet und sind mehrere Drucker im Einsatz, empfiehlt es sich die Vertragslaufzeiten zu Harmonisieren. Dies bringt höhere Beschaffungsvolumen, womit tiefere Konditionen ausgehandelt werden können.

Nachhaltigkeit und gutes Gefühl

Weiter kann mit einer Akualisierung der Outputsysteme die Umweltbilanz angepasst werden. Dies z.B. beim Strom- und Papierverbrach. Diese werden nach wie vor zu oft stark vernachlässigt.

Fazit

Die Druckkosten und mit angepassten Workflows spart Kosten, beschleunigt Prozesse und schont die Umwelt.

Weitere Tipps und Tricks oder Unterstützung finden Sie in unserer Rubrik Beschaffung.

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2019-08-02T10:37:32+00:00